Tác giả: Long Vũ (Martin) @ Tanvan.vn (From Work to Life).
Nếu như ở phần một, chúng ta nói nhiều về sự chuẩn bị cho một cuộc họp hiệu quả, thì bây giờ đây, chúng ta sẽ nói về yếu tố “nhập vai” trong một cuộc họp. Cá nhân tôi đã trải qua rất nhiều vai khác nhau trong các buổi họp lớn nhỏ đủ cả, lúc thì là một thành viên trong vai “quần chúng” – nghĩa là những người liên quan nhưng bạn sẽ không phải phát biểu quá nhiều, hay thậm chí từ đầu đến cuối chỉ cần giơ tay lên biểu quyết, có khi lại là một thành viên “nặng ký” hơn, đã phải chịu một chút áp lực về việc đưa ra ý kiến, nhưng cũng không phải là “leader” của một nhóm trong cuộc họp. Tuy nhiên, giai đoạn đó thường không kéo dài lâu, người ta sẽ bắt đầu để ý đến bạn nhiều hơn – gã đó đi họp chỉ mang mỗi một mục đích điểm danh hay nói những câu “tôi đồng ý” hoặc “tôi cũng nghĩ vậy” thôi sao? Đâu đó những lời xì xầm ngày một dày lên, bạn sẽ không thể ngồi yên mãi.
Đến lúc này, áp lực của việc đi họp sẽ không còn nhỏ nữa. Bạn cảm thấy hơi căng thẳng rồi chứ? Nhưng đừng đứng lên sớm thế, thực chất việc này là rất bình thường nếu như bạn nắm vững những nguyên tắc tôi nêu ra ở phần một . Bạn cần phải chuẩn bị cho tương lai của bạn sau này. Câu chuyện về những vai trong các buổi họp chưa thể nào mà dừng ở đây được, vì có thể bạn sẽ trở thành một trưởng nhóm, và lúc nào thì cũng sẽ có hai trường hợp xảy ra: Bạn được mời họp, hoặc bạn đi mời người khác họp.
Bạn được mời họp?
Vào một ngày đẹp trời, dù bạn có đang là thành viên hay đã là một người quản lý, bỗng dưng có một lời mời họp bay tới. Bạn sẽ vội vã lôi quyển lịch bàn ra, đánh dấu và tự tay chuẩn bị để đi họp. Rồi thời gian họp cũng đã tới, bạn đến đúng giờ, ngồi rất chăm chú lắng nghe nhưng đến tận cuối buổi họp, bạn vẫn còn băn khoăn với câu hỏi: Tại sao mình lại phải đi họp cuộc họp này trong khi nội dung liên quan đến mình quá ít? Bạn cảm thấy lãng phí thời gian và cũng chẳng đóng góp được gì, cảm giác thật là tệ.
Tất nhiên bạn không có lỗi trực tiếp trong việc này, nhưng bạn cũng không nên xử lý như vậy, ý tôi là ngay từ đầu. Bạn đã thử đánh giá vài tiêu chí dưới đây ngay khi bạn nhận được lời mời họp hay chưa:
Thời gian từ lúc nhận được lời mời cho đến khi cuộc họp diễn ra
Mục đích buổi họp
Phạm vi buổi họp
Địa điểm họp
Thời gian dành cho buổi họp
Thành viên và chức vụ, vị trí của họ
Trách nhiệm của các thành viên tham gia buổi họp
Thông tin, tài liệu cần chuẩn bị là gì?
Khi một ai đó đưa cho bạn lời đề nghị mời họp, điều đầu tiên bạn cần xác định đó không phải là một mệnh lệnh. Nếu thời gian từ lúc nhận được lời mời cho đến khi cuộc họp diễn ra là quá ít và không hợp lý với bạn, bạn hoàn toàn có thể phản hồi tới người mời họp. Song song với đó, mục đích của buổi họp là gì? Mục đích đó có giá trị nhiều hay không? Có cấp thiết hay không? Mục đích đó được tổ chức trong phạm vi nào? Bao nhiêu bộ phận được mời tới?
Đến đây, bạn đã thấy rằng vấn đề trở lên sống động hơn rồi đó.
Bạn sẽ không còn là cái máy tự động đi họp khi – được – mời nữa rồi.
Chúng ta nên tiếp tục trong bước phân tích và chuẩn bị cho cuộc họp này. Nếu bạn thấy cuộc họp là có giá trị, bàn đến những vấn đề quan trọng và khẩn cấp, song những thành viên trong danh sách được mời lại có vị trí không tương xứng hoặc quá nhiều, không có thông tin tài liệu đính kèm, câu chữ mời họp sơ sài, trịch thượng, bạn có quyền nghi ngờ sự hiệu quả của cuộc họp ngay từ khi chưa diễn ra.
Nếu giá trị của cuộc họp thấp, bạn hoàn toàn có thể giới thiệu hoặc ủy quyền cho một người khác đi họp thay. Tất nhiên bạn cũng phải nắm được những nguyên tắc cơ bản của việc ủy quyền mà tôi sẽ chia sẻ trong một bài viết sau này.
Tuy nhiên, nếu sau khi phân tích đủ những điều trên (và có thể thêm một số yếu tố khác), bạn thấy rằng cuộc họp này được chuẩn bị kỹ càng từ phía người (ban) tổ chức, tính cấp thiết và quan trọng cao thì bây giờ là lúc bạn nên nghiêm túc nghiên cứu và chuẩn bị trước những gì bạn có thể mang đến đóng góp ở cuộc họp sắp tới.
Bạn là người tổ chức cuộc họp?
Tất nhiên, khi bạn đã đọc đến đây, có lẽ bạn sẽ hiểu được 90% những gì mà một người tổ chức cuộc họp cần phải làm để có thể mang lại một cuộc họp hiệu quả.
Giống như quy luật “cung-cầu”, khi bạn đã hiểu được phía “cầu” muốn gì, bạn sẽ dễ dàng thành công hơn trong việc thỏa mãn họ. Bạn cũng sẽ cần trả lời và chuẩn bị tất cả các tiêu chí mà tôi đề ra sơ bộ ở trên. Bạn càng làm rõ chúng bao nhiêu, hiệu quả sẽ càng cao bấy nhiêu.
Về cách tổ chức cuộc họp, tôi sẽ không bàn đến những cách truyền thống nữa, thay vào đó, tôi sẽ nói đến một vài phương pháp mà có thể sẽ thành con dao hai lưỡi, nhưng nếu như bạn xây dựng kịch bản kỹ và tùy theo văn hóa doanh nghiệp, bạn cũng có thể áp dụng:
Bạn ăn mặc phá cách, kỳ lạ
Chơi game, tổ chức một cuộc thi bất kỳ
Tạo sự ngạc nhiên nho nhỏ như một phần quà bất kỳ
Chơi trò ú tim
Đặt câu hỏi theo chữ cái đầu tiên
Yêu cầu trả lời bằng cách quay số
Để cho thành viên cấp thấp nhất lãnh đạo cuộc họp
Tuy nhiên, tôi cũng không dám chắc là bạn có thể thành công, vì những cách trên có thể mang lại tác dụng ngược cho bạn. Có thể ngày hôm đó, bạn sẽ trở thành một trò hề và thất bại.
Và một điều quan trọng cuối cùng, bạn nên tạo ra một bầu không khí thoải mái, vui vẻ. Nếu tính chất của cuộc họp là cực kỳ khẩn cấp, cũng hãy cố tạo ra sự hài hước nhất định. Thành viên của bạn không thể suy nghĩ được điều gì hay ho nếu bạn nhìn mọi người bằng con mắt hình viên đạn, các câu hỏi đưa ra châm chích và một bầu không khí nặng trịch.
Người quản lý tự tin, có thể là bạn đó, là những người rất mềm dẻo, linh hoạt bởi họ luôn thoải mái, vui vẻ và tự tin. Người quản lý bảo thủ thì luôn lo sợ vì họ cảm thấy không an toàn và hay sử dụng những quy tắc cứng nhắc để che giấu sự thiếu tự tin của họ.
Leave a Reply