Mỗi một nhà sáng lập doanh nghiệp đều phải bắt đầu với những bài học quản lý hoạt động của nhóm bằng câu hỏi tuy đơn giản nhưng không kém phần vĩ mô: “Những vai trò trong một nhóm làm việc là gì ?”.
Nhóm làm việc không đơn thuần chỉ là tập hợp một nhóm người. Đó là một tổ chức có chức năng, đặc trưng riêng và quy tắc hoạt động. Nếu bạn là một người mới, lẽ dĩ nhiên, bạn sẽ lúng túng và gặp khó khăn, thậm chí rất khó khăn.
Mỗi nhóm làm việc đều có nhiều người với những cách thức và cường độ làm việc khác nhau. Có người thì làm việc một cách hăng hái xốc vác, thì cũng có người mà bạn phải thúc giục họ mới làm, có người dường như không làm việc gì cả nhưng bạn vẫn phải cần họ vì họ có thể cho bạn những ý kiến rất hay.
Đến đây, nếu tinh ý thì các bạn có thể nhận thấy tôi đang dẫn câu chuyện đến nơi những vai trò cần có trong mỗi nhóm làm việc.
Thực ra với cá nhân tôi, tôi có thể rút gọn lại thành 7 vai trò:
Là người đặt nền móng: Họ là những nhà tư tưởng đi tiên phong; họ đề ra ý tưởng mới; họ tìm ra giải pháp cho vấn đề khó khăn; họ có lối suy nghĩ cấp tiến, khác biệt, nhiều chiều và sáng tạo.
Là người vạch kế hoạch: Họ luôn mong muốn đạt được kết quả, thành tích; họ ưa thích thách thức và khát khao thu được kết quả.
Là người nghiên cứu tìm ra các phương sách: Họ là những người sáng tạo, thích đưa ra ý tưởng mới và thực hiện chúng: họ là người hướng ngoại và rất được người khác mến mộ.
Là các chuyên gia: Họ được trang bị những kỹ năng chuyên môn, làm việc rất chuyên nghiệp, nhiều nghị lực và nhiệt huyết.
Là người hợp tác: Họ tuân thủ theo quy tắc và được quản lý chặt chẽ; họ có thể tập trung vào các mục tiêu và họ đoàn kết thành một nhóm thống nhất.
Là người thực hiện công việc: Họ có kỹ năng làm việc tốt; họ làm việc hết mình, họ muốn công việc được hoàn thành.
Là người đánh giá và phân tích: Họ phân tích, đánh giá và cân nhắc; họ là những người bình tĩnh và vô tư, họ luôn suy nghĩ một cách khách quan.
Có thể khi tôi liệt kê ra 7 vai trò trên, các bạn sẽ thấy trong nhóm làm việc của các bạn thiếu đi một vài vai trò nào đó. Đừng lo lắng, vì từ tính chất công việc và dự án, một thành viên có thể đảm nhiệm nhiều vai trò khác nhau.
Tuy nhiên, vai trò khác nhau nhưng phải chung mục tiêu. Nhóm chỉ là nhóm khi tập thể con người cùng làm việc vì một mục tiêu chung. Mục tiêu riêng, sự thăng tiến cá nhân và việc tìm cách để gần gũi sếp, việc biến nơi làm việc thành một câu lạc bộ xã hội v.v… thì hãy gác lại sau giờ làm việc.
Khi bạn nghe thấy cách xưng hô “chúng tôi” nhiều hơn là kiểu xưng hô “tôi” thì khi đó có nghĩa là bạn đã có một nhóm làm việc biết hợp tác với nhau.
Bạn cũng sẽ biết bạn có một nhóm làm việc tốt khi những vấn đề khó khăn trở nên dễ dàng bởi vì mỗi khi có khó khăn, các thành viên trong nhóm sẽ nói: “Chuyện sẽ ổn thôi, chúng ta cùng nhau giải quyết”.
Và trên hết, hiệu quả làm việc sẽ thể hiện trên kết quả đạt được, do đó, sự tôn trọng mục tiêu chung và các thành viên là nền tảng hàng đầu để có một nhóm làm việc hiệu quả.
Vậy, ta sẽ chuyển ngay đến phần “Đặt mục tiêu cho nhóm” bây giờ.
Trước hết, đây không phải là một bài viết theo dạng “formal” về cách đặt mục tiêu cho nhóm làm việc của bạn.
Khi tôi đang nghiên cứu một bài chia sẻ cho các thành viên trong nhóm, có một đồng nghiệp nói với tôi việc đưa ra các mục tiêu thực tế là không thực tế. Bạn ấy cho rằng tất cả các mục tiêu nên có tính linh động bởi vì nó sẽ gây ấn tượng tốt cho Ban giám đốc. Ồ, thế vậy những việc thúc đẩy nhóm, hoàn thành công việc, tạo một bầu không khí làm việc thành công và sáng tạo sẽ không được nhắc đến ở đây sao? Chúng ta chỉ nói đến việc gây ấn tượng cho Ban giám đốc thôi sao?
Về lý thuyết thì cách này nghe có vẻ rất hay nếu Ban giám đốc của bạn là những đứa trẻ ngây thơ không biết gì. Tuy nhiên, tôi chắc rằng Ban giám đốc của bạn không phải là những người như thế. Họ là những người khôn ngoan có thể phát hiện ra những âm mưu kiểu đó ngay lập tức.
Vậy thế nào là một mục tiêu thực tế?
Khi tôi nói mục tiêu thực tế, tôi không có ý nói tới mục tiêu thấp hay mục tiêu dễ dàng đạt được. Tôi nói mục tiêu phải có tính thực tế. Do đó, mục tiêu cũng có thể là phải rất vất vả mới đạt được. Đâu đó sẽ có những mục tiêu đầy thử thách, và như vậy, nhóm của bạn phải nỗ lực nhiều hơn nữa, làm việc chăm chỉ hơn, lâu hơn, nhanh nhẹn hơn, tháo vát hơn.
Để làm tốt việc đặt mục tiêu cho nhóm, bạn phải biết nhóm của bạn có khả năng đến đâu và cấp trên của bạn mong đợi gì ở mục tiêu ấy. Bằng cách nào đó bạn phải làm hài hòa được cả nhóm của bạn và sếp của bạn, có lúc sẽ là các cổ đông của bạn. Bạn không thể ép nhóm của bạn làm việc một cách cật lực và cũng không thể để cấp trên hay các cổ đông của bạn nghĩ rằng công việc của bạn đang trì trệ.
Ở một chiều hướng khác, khi bạn có lỡ đưa ra những mục tiêu không thực tế thì hãy hướng cho nhân viên của bạn phải có trách nhiệm nói ra cho bạn biết. Nếu là một nhân viên, cũng là một thành viên trong nhóm làm việc, việc đơn giản là cứ nói cho cấp trên biết là được. Tuy nhiên, việc này cũng cần những kỹ năng nhất định, vì chẳng cấp trên nào muốn nghe những lời nhận xét mà chưa đủ căn cứ cả.
Điều đầu tiên, bạn phải chuẩn bị thật kỹ càng để nói rằng đó là những mục tiêu không thực tế và hỏi họ vì sao mà họ lại cho rằng những mục tiêu đó có thể thực hiện được. Sau đó, bạn nên đưa ra một mục tiêu có tính khả thi của chính bạn. Tính khả thi cần được chứng minh bằng những sự kiện và số liệu thực tế. Bạn cần tiếp tục phản ánh những vấn đề cần giải quyết để cấp trên của bạn xác minh lại. Chắc chắn họ sẽ phải đưa ra một mục tiêu thực tế hơn hoặc họ sẽ vẫn có thể yêu cầu bạn thực hiện mục tiêu phi thực tế đó. Dù họ có làm theo cách nào đi nữa thì vấn đề của bạn cũng đã được giải quyết.
Tại sao vậy? Nếu họ giao cho bạn những mục tiêu thực tế thì những gì bạn phải làm là hoàn thành mục tiêu đó (bạn biết bạn có thể làm được điều này). Nếu họ yêu cầu bạn phải hoàn thành mục tiêu không có tính khả thi thì bạn vẫn là người vô can. Lý do là nếu bạn không thể hoàn thành được việc đó, bạn có thể giải thích với họ rằng chính bạn đã từng phản đối và nói cho họ biết tính không khả thi của mục tiêu đó.
Leave a Reply